会議で発言が空回りする？意見がまとまらない時のNGな話し方と解決策
導入：会議での発言、なぜ難しく感じるのでしょうか？
職場の会議は、チームで目標を共有し、課題を解決し、新しいアイデアを生み出すための重要な場です。しかし、「意見がなかなかまとまらない」「議論が堂々巡りしてしまう」といった状況に直面すると、どのように発言すれば良いのか迷ってしまうことがあるかもしれません。特に若手社員の方にとっては、「的外れなことを言ってしまわないか」「かえって場を混乱させないか」といった不安から、発言をためらってしまうケースも少なくないでしょう。
建設的な議論の妨げになる話し方は、個人の評価を下げるだけでなく、チーム全体の生産性をも低下させてしまう可能性があります。この機会に、会議での「ダメな話し方」を理解し、より効果的で、チームに貢献できる発言力を身につけるための具体的な方法を考えていきましょう。
具体的な「ダメな例」の解説
会議で意見がまとまらない状況において、意図せず議論を停滞させたり、周囲にネガティブな印象を与えたりする話し方にはいくつかのパターンがあります。
NG例1：漠然とした批判や否定ばかりする
発言例： 「それは無理だと思います」「以前も失敗しましたし、意味がないのではないでしょうか」「結局、何が言いたいんですか？」
このタイプの話し方は、具体的な代替案や根拠を伴わず、現状や他者の提案を一方的に否定する傾向があります。
NG例2：具体性を欠いた精神論や感情論に終始する
発言例： 「もっとみんなで意識を高めて頑張りましょう」「気持ちの問題だと思います」「なんとなく難しい気がします」
抽象的な言葉や個人的な感覚のみで発言し、具体的な施策や客観的な根拠を提示しない話し方です。聞いている側は「結局どうすればいいのか」が分からず、行動につながりません。
NG例3：論点からずれたり、過去の話を蒸し返したりする
発言例： 「そういえば、先日〇〇さんが言っていた話なんですけど…（本題と関係のない話）」「前のプロジェクトでも同じことありましたよね、あの時も大変で…」
現在の議論の目的や論点を見失い、関係のない話や既に解決済みの過去の出来事を持ち出すことで、議論の時間を無駄にしてしまう話し方です。
NG例4：自分の意見ばかりを強く主張し、他者の意見を聞き入れない
発言例： 「私の意見が一番だと思いますが」「結局、こうするしかないでしょう」
会議は多様な意見を募り、より良い結論を導き出す場です。自分の意見に固執し、他者の発言を遮ったり、聞く耳を持たなかったりする態度は、議論の広がりを妨げます。
「ダメ」な理由の分析
上記の「ダメな話し方」がなぜ問題なのか、その理由を具体的に掘り下げてみましょう。
- 周囲に不信感や不快感を与える： 根拠のない批判や一方的な否定は、発言者の協調性のなさや、物事を深く考えていない印象を与えます。また、精神論ばかりでは、具体的な解決策を求めるチームメンバーを落胆させてしまうでしょう。
- 議論が停滞し、生産性が低下する： 論点ずれや過去の蒸し返しは、会議の目的を見失わせ、無駄な時間を生み出します。具体的な提案がない発言は、次に何をするべきかが見えず、議論が進展しません。
- 「思考停止」の印象を与える： 抽象的な発言や感情的な発言は、深く考えることを放棄している、あるいは具体的な解決策を導き出す能力がないという印象を与えかねません。
- 心理的な安全性を損なう： 自分の意見ばかりを押し通したり、他者の発言を否定したりする態度は、他のメンバーが発言しづらい雰囲気を作り出し、多様な意見が出にくくなります。
改善策・「良い例」の提案
それでは、意見がまとまらない会議で、どのように発言すれば良いのでしょうか。「ダメな例」を「良い例」に転換するためのポイントを見ていきましょう。
OK例1：建設的な提案や代替案を添えて発言する
- NG： 「それは無理だと思います」
- OK： 「〇〇の点において懸念がございます。もし〇〇の資源があれば実現可能だと考えますが、いかがでしょうか？」
- ポイント： 単なる否定ではなく、なぜ難しいのかという理由を明確にし、その上で「どうすれば解決できるか」「別の選択肢はないか」という建設的な視点を加えることが重要です。
OK例2：具体的かつ客観的な事実に基づいて発言する
- NG： 「もっと頑張りましょう」
- OK： 「現状、顧客からの問い合わせに〇〇%の時間がかかっています。この時間を△△%削減するために、XXのツール導入を検討してはいかがでしょうか？」
- ポイント： 曖昧な言葉ではなく、数字やデータ、具体的な行動プランを提示することで、議論が次のステップに進みやすくなります。
OK例3：議論の目的を再確認し、論点を整理する発言をする
- NG： （本題と関係のない話を延々と続ける）
- OK： 「今の議論は、〇〇という課題を解決するための方法を探るという認識でよろしいでしょうか。その点で、私は△△を優先すべきと考えます。」
- ポイント： 議論の方向性が定まらないと感じたら、一度立ち止まって会議の目的や現状の論点をメンバー全員で再確認することを促す発言は非常に有効です。
OK例4：傾聴の姿勢を持ち、他者の意見を尊重しながら自分の意見を述べる
- NG： 「私の意見が一番だと思います」
- OK： 「〇〇さんのご意見、承知いたしました。私は△△という観点から、XXの選択肢も考えられるのではないかと感じています。」
- ポイント： まず他者の意見を受け止め、理解しようと努める姿勢を示すことで、建設的な対話が生まれます。その上で、自分の意見を冷静かつ論理的に伝えるように意識しましょう。
実践のためのアドバイス
会議で効果的な発言をするためには、いくつかの心構えと具体的な行動が役立ちます。
- 会議の目的と自分の役割を明確にする： 会議前に、何のためにこの会議が行われるのか、自分は何を貢献できるのかを考えておきましょう。
- 事前に情報を整理し、自分の意見を準備する： 意見を求められてから考えるのではなく、事前にデータや情報を整理し、「自分ならどうするか」を具体的に考えておくことで、自信を持って発言できます。
- 「問いかけ」を効果的に使う： 意見がまとまらない時に、「この点で他にはどのような視点がありますか？」「〇〇の解決策について、皆さんのご意見を聞かせていただけますか？」といった問いかけは、議論を深めるきっかけになります。
- 要約と方向転換の提案を試みる： 議論が迷走していると感じたら、「これまでの議論をまとめると〇〇と△△が挙がっていますが、一度〇〇の方向性で進めてみてはいかがでしょうか？」と、一度要約して仕切り直す提案も有効です。
- まずは小さな発言から始める： 最初から完璧な発言をしようとせず、まずは質問をしてみる、短い意見を述べてみる、といった小さなステップから始めてみましょう。場に慣れることが重要です。
まとめ
会議におけるコミュニケーションは、単に情報共有の場であるだけでなく、チームの一員として貢献し、個人の影響力を高める重要な機会です。意見がまとまらない状況であっても、建設的で具体的な発言を心がけることで、議論を前向きに進めることができます。
今回ご紹介した「ダメな話し方」を避け、「良い話し方」を実践することで、あなたは会議の停滞を打破し、チーム全体の生産性向上に貢献できる存在となるでしょう。これらのポイントを意識して、日々の会議に積極的に臨んでみてください。